Comment réaliser un état des lieux lors de la signature d’un bail commercial : guide complet et pratique

Lorsqu’un bail commercial débute, l’état des lieux d’entrée est une étape fondamentale. Il fixe la situation exacte du local avant son occupation et protège aussi bien le bailleur que le locataire. Sans ce document, les litiges en fin de bail deviennent beaucoup plus difficiles à trancher.

Voici un guide clair et entièrement réécrit pour expliquer comment réaliser correctement un état des lieux lors de la signature d’un bail commercial.

1. Pourquoi un état des lieux est-il indispensable ?

L’état des lieux a pour objectif de décrire précisément l’état du local au moment où le locataire en prend possession. Il sert de référence officielle en cas de dégradations constatées à la sortie.

Il permet notamment :

• d’éviter les accusations infondées,
• de déterminer objectivement les éventuelles réparations,
• de protéger les deux parties,
• et de sécuriser la relation contractuelle sur toute la durée du bail.

Depuis plusieurs années, ce document est devenu obligatoire dans les baux commerciaux et doit être établi de façon contradictoire.

2. À quel moment doit-on réaliser l’état des lieux ?

À l’entrée

Il se fait avant la remise des clés, idéalement le jour de la prise de possession. C’est l’état initial du local, sur lequel tout sera comparé pendant le bail et à la sortie.

À la sortie

Au moment où le locataire quitte définitivement les lieux, un second état des lieux est réalisé afin de constater :

• les évolutions,
• l’usure normale,
• les éventuelles dégradations,
• les éléments manquants ou détériorés.

C’est la comparaison entre les deux documents qui permet de statuer objectivement.

3. Qui doit être présent lors de l’état des lieux ?

L’état des lieux doit être établi ensemble, bailleur et locataire, afin d’être dit « contradictoire ».
Dans certains cas :

• les parties peuvent se faire représenter,
• ou un professionnel (huissier, expert, agent immobilier) peut intervenir si le dialogue est difficile.

L’objectif est d’obtenir un document signé par tous, qui ne pourra pas être contesté par la suite.

4. Que doit contenir un état des lieux commercial ?

Un état des lieux commercial doit être complet, précis et détaillé. Il doit comporter :

• Une description de chaque pièce ou zone (boutique, réserve, sanitaires, arrière-boutique…).
• L’état des murs, sols, plafonds, vitrines, portes, fenêtres, menuiseries et serrures.
• L’état des installations techniques : électricité, éclairage, ventilation, plomberie, chauffage, climatisation si applicable.
• L’état des équipements fournis : rideau métallique, vitrines, volets, éclairage, détecteurs, alarmes, etc.
• Un relevé des compteurs (eau, électricité, gaz si applicable).
• Un inventaire des clés et moyens d’accès remis au locataire.
• Des photos datées pour appuyer les descriptions — fortement recommandé.

Le document doit être signé, daté et remis à chaque partie.

5. Comment bien réaliser un état des lieux : les bonnes pratiques

Prendre le temps de tout inspecter

Un local commercial comporte souvent plusieurs zones (vente, stockage, bureaux, sanitaires). Aucune ne doit être négligée.

Utiliser des photos ou vidéos

Elles constituent la meilleure preuve en cas de désaccord futur.

Noter les défauts, même mineurs

Fissure, rayure, vitre fendue, problème électrique… tout doit être mentionné.

Être précis et factuel

Évitez les termes vagues (“bon état”, “correct”). Préférez : « rayure de 12 cm sur la porte », « tache au sol près de la vitrine », etc.

Signer immédiatement

L’état des lieux doit être validé par les deux parties sans délai.

Conserver le document pendant toute la durée du bail

Il sera indispensable au moment de la sortie.

6. Cas particuliers : bail précaire, changement de locataire, cession

Même dans le cadre d’un bail précaire, d’une cession ou d’un changement d’occupant, il est recommandé — voire indispensable — de réaliser un nouvel état des lieux.
Cela protège toutes les parties et permet d’éviter qu’un nouveau locataire soit tenu pour responsable de dégradations antérieures.

Conclusion

Un état des lieux commercial bien réalisé est un outil de prévention des litiges. Précis, détaillé et contradictoire, il garantit une relation saine entre bailleur et locataire et sécurise la durée entière du bail.

Une préparation rigoureuse, des photos, une description complète et une signature des deux parties suffisent à éviter la majorité des conflits en fin de bail.

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